Ako zlepšiť organizačnú štruktúru firmy?

V dnešnej rýchlej dobe je efektivita kľúčová pre úspech každého podniku. Avšak, mnoho firiem stráca až 20% času svojich zamestnancov kvôli nejasným rolám a zodpovednostiam. Podľa Janet Sherlock, odborníčky na digitálnu transformáciu, organizácie často vytvárajú zbytočnú komplexitu, ktorá bráni produktivite, ziskovosti a zapojeniu zamestnancov. V tomto článku sa pozrieme na hlavné body jej vystúpenia a zistíme, ako môžeme zlepšiť organizačný štruktúru našich firiem.

Kľúčové poznatky

• Nejasné role = strata času: Nejasné definície rolí a zodpovedností vedú k strate až 20% zamestnancovho času.
• Organizácia ako paradox: Snaha o vytvorenie štruktúry často vedie k zbytočnej komplexite a nejasnostiám.
• Príliš veľa lídrov = problémy: Vytváranie nových líderských pozícií bez úpravy existujúcich rolí spôsobuje prekrývanie, konkurenciu a zvyšuje náklady. Funkcie s viacerými lídermi majú až 59% viac prekrývania ako tie vedené jedným líderom.
• Prístup "práca prvý": Janet Sherlock predstavuje metódu PEMDOS (Prioritize Work, Establish Structure, Rules, Titles, and Finally People) – prístup, ktorý kladie dôraz na prácu a procesy pred štruktúrou a jednotlivcami.
• Organizácia okolo ľudí = chyba: Štruktúrovanie organizácie okolo konkrétnych zamestnancov vedie k nejasným rozhodovacím právomociam a poškodzuje firemnú kultúru.

Problém s dnešnými organizačnými štruktúrami

Janet Sherlock v svojom vystúpení poukazuje na to, že súčasné organizačné štruktúry často nie sú efektívne. Namiesto toho, aby prinášali jasnosť a poriadok, vytvárajú chaos a zbytočnú komplexitu. Rýchle technologické a spoločenské zmeny vedú k "nafukovaniu" organizácií, pričom ľudia nestihajú prispôsobiť sa tak rýchlo. Zamestnanci túžia po jasných definíciách rolí, zodpovedností, procesov a rozhodovacích právomocí – to je základ pre efektívnu prácu.

Najčastejšie chyby pri organizovaní firiem

Sherlock identifikuje dve hlavné chyby, ktorým sa firmy často dopúšťajú:

1. Príliš veľa líderských pozícií: Vytváranie nových líderskych pozícií bez reálneho zamerania na pridanú hodnotu a úpravy existujúcich rolí vedie k prekrývaniu zodpovedností, konkurencii medzi tímami a zvýšeným nákladom. Štúdie ukazujú, že funkcie s viacerými lídermi majú až 59% viac prekrývania ako tie vedené jedným lídrom. To zároveň spomaľuje procesy, zvyšuje počet stretnutí a predlžuje rozhodovacie cykly – čo vedie k zníženej produktivite (až o 22%).
2. Organizácia okolo ľudí: Štruktúrovanie organizácie s ohľadom na konkrétnych zamestnancov, napríklad vytváraním rolí pre ich udržanie alebo povýšenie, vedie k "organizovanému driftu" a nejasným rozhodovacím právomociam. Tento prístup môže posielať signály o favoritizme, podporovať "land grabbing" (sebaobohacovanie na úkor firmy) a poškodzovať firemnú kultúru.

Ako zlepšiť organizačnú štruktúru?

Janet Sherlock ponúka niekoľko praktických tipov:

• Začať s prácou: Pri navrhovaní organizačnej štruktúry sa zamerajte najprv na prácu, ktorú firma vykonáva. Vytvorte si "biely" organizačný diagram a definujte procesy a úlohy.
• Jasné popisy práce: Vytvorte jasné popisy práce s definovanými rozhodovacími právomocami. AI nástroje môžu pomôcť identifikovať prekrývania rolí.
• Rotácia pracovných pozícií: Zvážte rotáciu zamestnancov na rôzne pozície, aby ste rozvíjali ich zručnosti a posilňovali organizačnú štruktúru.

Záverečné myšlienky

Efektívna organizačná štruktúra je základom pre úspech každej firmy. Vyvarovaním sa častých chyb a implementáciou praktických tipov, ako tie od Janet Sherlock, môžeme vytvoriť jasnejšie, efektívnejšie a produktívnejšie pracovné prostredie. Nezabúdajme, že organizácia by mala slúžiť práci, nie naopak.

Zdroje

• TEDx Talks - Is your business organized poorly? Here’s what to avoid | Dr. Janet Sherlock | TEDxUWMadison
• TED - TEDx Talks

Približne 88 gCO₂ bolo uvoľnených do atmosféry a na chladenie sa spotrebovalo 0.44 l vody za účelom vygenerovania tohoto článku.